建設“四型”隊伍 做好高校辦公室工作

    【摘要】高校辦公室作為學校的綜合管理和協調部門，發揮著承上啟下、聯系左右、溝通內外的橋梁和樞紐作用，是學校領導的參謀助手，是綜合協調和處理學校事務把手、是為學校發展和廣大師生員工提供服務的能手。辦公室人員隊伍的綜合素質和業務水平，直接關系到辦公室工作的實效性開展。建設一支學習型、創新型、服務型、業務型的辦公室隊伍，是做好高校辦公室工作的重要保障。

    【關鍵詞】高校；辦公室；隊伍建設

高校辦公室作為學校的綜合管理和協調部門，發揮著承上啟下、聯系左右、溝通內外的橋梁和樞紐作用，是學校領導的參謀助手，是綜合協調和處理學校事務把手、是為學校發展和廣大師生員工提供服務的能手。高校辦公室隊伍建設也必須主動適應高教形勢發展和要求，不斷加強自身建設，改進和提高服務水平，開創工作新局面。

一、建設一支學習型隊伍

我們所處的社會是全民學習、終身學習的學習型社會，是一個以學習求發展的社會。高校辦公室是一個永恒的學習型單位，學習是永恒的話題，是改進工作、不斷前進的不竭動力。學習，可以使高校辦公室干部提高自身的思想政治素質和適應高等教育發展的能力，學習還可以改進辦公室工作作風，形成賽場跑馬、勤奮刻苦、廉潔自律的氛圍。總之，建立學習型辦公室，對個人、對師生、對學校，有百利而無一害。

（一）要增強勤奮學習的緊迫感、責任感。加強學習是履行職責能力的迫切需要，尤其是當前高校高校辦公室工作涉及面越來越廣、領域越來越多、要求越來越高，特別是要對一些關系學校發展和師生利益的綜合性課題進行研究，為領導班子決策提供科學性、可操作性強的意見建議，如果沒有一定的素質和能力難以勝任。為此，高校辦公室工作人員都應在思想上明確學習的重要性及其目的和意義，把學習作為對自身的要求和使命，養成良好的學習習慣，不斷增強自身的軟實力。

（二）要建立、完善和創新學習機制使高校辦公室的學習活動走上科學化、規范化的軌道，使勤于學習、勇創一流成為的自覺行動。高校辦公室應定期組織集體學習，把學習作為一種制度，促進每個人制訂學習計劃，選擇研究方向，要與時俱進，不斷創新，學政冶理論、學政策法規、學經濟知識、學科技知識、學英語知識、學計算機操作技能，定期交流學習心得。非專業技術人員要學一點本校專業技術知識。要促進知識的融會貫通，提高學習研究的針對性，提高理論水平，積累各方面資料，為工作奠定基礎。同時，堅持布置學習任務和檢查學習結果相結合，堅持學習和使用相結合，堅持倡導學習和強迫學習相結合，堅持精神鼓勵和經濟獎勵相結合，以進一步調動學習的積極性。

（三）要注重學習效果，大興學以致用之風和理論聯系實踐之風。要把學到的方法、理念、知識加以應用，付諸實踐，把學習的著眼點放在建設高水平大學的實踐上，放在對發展中存在的問題的思考上，把所學的知識運用到解決問題、開展工作、提高水平中，在實踐中檢驗學習效果，在工作中體現學習效果。凡是領導工作需要的知識，高校辦公室人員必須學習和掌握，凡是領導工作涉及的領域，高校辦公室人員必須懂得和了解。既要術業專攻，成為專家，又要博聞廣識，成為雜家。

通過學習，提高透過表象，把握內涵，析出本質，探索規律的能力，更好地為領導提供參謀服務。通過勤奮刻苦的學習，逐步達到“提筆能寫、張口能說、有事能干、無事能思”的水平。要通過學習，努力在高校辦公室營造一種“爭創學習型辦公室，學習型文秘人員”的氛圍，提高辦公室隊伍的綜合素質。

二、建設一支創新型隊伍

建設創新型國家是事關社會主義現代化建設全局的重大戰略決策，也就是要把增強自主創新能力作為國家戰略，貫穿到現代化建設各個方面，激發全民族創新精神。隨著改革開放不斷深入，高等教育的不斷發展，許多新東西等待我們去學習、去探索、去實踐，許多新問題等待我們去回答、去解決，適應形勢，以新的要求建立一支具有創新意識的高素質高校辦公室隊伍是時代對我們提出的更高要求。

（一）要創新工作思路。用心工作發揮個人才智，努力使自己的參謀和點子成為領導工作中所需的“及時雨”、“雪中炭”，要抓住學校黨委的中心工作和發展重點，“參”在點子上、“謀”在關鍵處，認真研究改革發展中出現的新形勢、新情況、新問題，積極探討加快發展的新思路、新途徑、新方法，主動為領導決策獻計獻策，增強工作的主動性、超前性和實效性。做到上報信息有質量，搞調研有功夫，提建議有價值，擬文稿有創意，從而強化高校辦公室作為領導“外腦”和“智囊團”功能，當好參謀助手。

（二）要創新工作方式。信息化技術的長足進步，為高校辦公室提高工作效率提供了有利的外部條件。高校辦公室人員要充分運用信息化手段創新工作方式，廣泛使用辦公 OA，站在信息時代的前沿，提升辦公室信息化水平。加強數字化環境建設、加強辦公室人員運用信息技術工具的能力建設、加強信息化改造的工作機制建設。充分發揮信息化“倍增器”、“轉換器”和“助推器”作用，搶占“信息時代”的發展制高點。

（三）綜合協調要有新手段。高校辦公室起著溝通上下，聯系左右，協調內外的紐帶作用，擔負著十分繁重的協調任務，必須在綜合協調上不斷創新工作方法，學會“十個手指頭彈鋼琴”。在協調和處理政務、事務時，要采取平等的形式，磋商的語調進行協調。對師生員工和家長來信來訪和反映的實際困難問題，該解決的要及時向領導反映并積極配合解決，并舉一反三，形成長效機制。要科學合理地安排領導公務活動，要堅持從嚴掌握、統籌兼顧、計劃安排、突出重點、注重實效的原則，提出每天、每周、每月的工作活動安排及建議，要在一些原則問題上嚴格把關，確保領導同志從文山會海和應酬性活動中解脫出來，有足夠的精力謀大事、抓大事、干實事。辦公室決不可以滿足于現狀，只有各類工作中不斷創新，才能在不斷把工作推向前進，才能建立一支綜合素質與工作任務相適應，工作能力與領導要求相適應的隊伍，才能出色地完成領導交辦的各項任務。

三、建設一支服務型隊伍

高校辦公室綜合服務能力的強弱，不僅是高校辦公室隊伍自身基本素質和水平的集中反映，而且影響到學校黨委各項工作的正常運行。提高服務能力，建設一支服務型的工作隊伍，是當前高校高校辦公室應著力研究和解決的重大課題。

（一）要變“被動服務”為“主動服務”，做到服務靠前。高校辦公室的日常工作中大部分都是領導班子交辦的事情，必須按照領導班子的意圖，在領導授權范圍內開展工作。這就決定了高校辦公室工作較強的從屬性、被動性，從而也導致服務往往主動的少、被動的多。變被動服務為主動服務，就要增強主動靠前意識，在日常工作中主動向領導班子提供信息、反饋情況，積極為領導班子出謀劃策，充分發揮參謀助手作用；變被動服務為主動服務，就要在履行職責、辦理領導交辦事項時，善于把握上級精神與本校工作的最佳結合點和切入點，既要按照上級領導意圖開展工作，又要充分發揮本校的積極性、創造性，促進服務工作高效優質；變被動服務為主動服務，就要努力提高政策水平、認知能力和工作能力，適應工作的快節奏，主動探索高等教育規律，正確預測發展趨勢，牢牢掌握工作的主動權，切實增強服務的超前性和預見性。

（二）要變“小服務”為“大服務”，拓寬服務視野。隨著高校與政府和社會等外界群體之間合作與交流關系的日益密切，高校高校辦公室的工作內涵和外延也在不斷地拓展。高校高校辦公室的服務要變“小服務”為“大服務”，積極拓寬服務視野和領域，既要面向校內群體，服務好學校領導班子和師生員工,促進學校發展；更要面向校外各界群體，努力搭建學校與外界之間溝通交流的平臺，為學校發展營造良好的外部環境。變“小服務”為“大服務”，就需要高校高校辦公室在服務學校發展的基礎上，積極主動地“走出去”，為上級部門、旌獻髕笠滌胗押瞇值茉盒！⑽憒蠛Ｄ諭廡Ｓ遜夢瘢憂亢獻鰲⒔渙鰨芮醒Ｓ氳癡棵擰⑵笠怠⒃盒！⑿Ｓ閻淶慕渙髕搪反釙牛飩韁С盅７⒄掛約靶值茉盒Ｖ淶南嗷グ鋟觶煲桓雋己玫姆瘴А⒋蛟煲桓黽崾檔鈉教ā?/SPAN>

（三）要變“表層服務”為“深度服務”，提升服務層次。隨著高校內部管理體制和運行機制的不斷規范和完善，廣大教職員工參與學校管理、奉獻學校發展的主動性積極性不斷增強，高校辦公室要進一步在提高服務層次、突出服務重點、創新服務方式上進行了一些探索。一方面，要牢固樹立參謀助手意識，想領導之所想，謀領導之所謀，急領導之所急，超前考慮問題，大膽諫言獻策，切實增強服務的主動性、積極性、創造性。要廣泛了解上級和同行的情況，多方收集整理各部門的意見，梳理出有價值的信息，及時反饋，確保領導決策的科學性和針對性。要在“細”字上做文章，在“實”字上下工夫。細節決定成敗。

四、建設一支業務型隊伍

高校辦公室工作條線多、事務雜，涉及的工作領域和業務內容比較寬泛，需要協調和處理關系比較復雜，可以說是學校的第一窗口，必須注重提高每個人的綜合業務能力，力爭“一崗多能”。

（一）要增強語言和文字表達能力。高校辦公室各類文字材料是學校黨委實施組織領導、溝通各方情況、指導全局工作的重要手段，不僅直接體現高校辦公室的工作水平，而且直接反映了學校領導班子的意志和主張，是高校辦公室發揮參謀助手作用的重要方面。作為高校辦公室人員，要能寫出有見地、有內容、有條理、有事例、有文采的高水平的公務文書，還要能寫出有情況、有分析、有建議、有深度的調查報告和理論文章。“勤能補拙是良訓，一份辛苦一份才”，要做到這一點，就必須筆耕不輟，打牢基礎。另外，還要鍛煉語言表達能力。語言是一個人素質和才能最直接、最現實的綜合體現。高校辦公室的特殊地位決定其成員要講究語言藝術，做到語言簡潔明了，表述準確達意，能夠將領導意圖和上級要求準確及時貫徹落實下去。

（二）要強化內引外聯能力。加強內引外聯能力是高校辦公室人員做好輔助領導決策和協調日常事務的必備條件。首先要做好日常工作的協調，充分發揮辦公室“總調度”和“中轉站”的作用，及時處理好日常計劃、信息和會務協調等工作。其次要做好各種關系的協調，包括領導關系、對內關系和對外關系的協調，找準自己的位置，扮演恰當的角色，做到協調有度，發揮好“潤滑劑”作用。

（三）要增強督辦落實能力。督辦工作是高校辦公室的一項重要工作。做好督辦工作既是一個學校管理水平的體現，也是推動學校各項事業順利開展的重要保障。高校辦公室要義不容辭地承擔起督查督辦、狠抓落實的責任，本著對廣大師生員工高度負責的態度，認真抓好督查督辦工作。增強督辦落實能力，要堅持實事求是的工作原則，對決策的貫徹落實進展情況，做出正確的分析判斷，做到真實旃邸⒈毖浴⑷縭搗從常灰岢稚釗肴褐詰墓ぷ髯鞣紓莆照媸登榭觶從呈ι憊さ惱媸狄庠福灰岢治袷登笫檔墓ぷ魈齲諑涫瞪舷鹿Ψ潁諑涫瞪霞尚В灰⒖蒲У墓ぷ骰疲艚糇プ×⑾睢⒓觳欏⒈ǜ嬡齷方誚⒖蒲А⒂行У墓ぷ髦貧齲茍講槎槳旃ぷ鞴娣痘⒅貧然?/SPAN>

高校高校辦公室是學校對外的“窗口”和“門面”，位置特殊，任務繁重。隨著高校改革與發展的不斷深入 , 高校高校辦公室肩負的任務將更加艱巨 , 工作的內涵和外延也將不斷擴充，打造一支學習型、創新型、服務型、業務型的人員隊伍，才能在推動學校事業發展、服務中心工作上有所作為。（上接第 97 頁）檔案管理辦法》等法規及教育部頒布的“國家示范性骨干高職院校建設計劃單位”的總體目標,結合我院實際情況制定并完善教學檔案管理工作的各項規章制度,并確定教學檔案管理人員及其職責范圍,使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心、進取心,做到教學檔案管理與教學工作同步進行。要實行“三納入”、“四同步”即納入教學計劃、規劃及教學管理,納入各級管理人員崗位責任制,納入考核教學質量和水平條件之一。下達教學任務與指出教學文件材料的歸檔要求同步;檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累同步;評審、鑒定教學質量、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步;畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。只有這樣,才能使教學檔案的歸檔系統、完整,讓其價值得以實現。

（三）樹立以人為本的科學理念，加強教學檔案隊伍建設。堅持以人為本是科學發展觀的本質和核心。用科學發展觀指導高職院校教學檔案管理工作，就要樹立以人為本的科學發展理念。從當前形勢來看, 擁有一支既懂檔案知識, 又懂教學管理,并能運用現代化手段的教學檔案管理隊伍是做好教學檔案管理工作的關鍵。高職院校應當配備專職的教學檔案管理人員,并對其進行檔案專業知識的系統培訓,使他們掌握檔案工作的基本知識和專業技能;加強對現有檔案人員計算機和網絡技術知識培訓。同時,檔案工作者在實踐中要解放思想、實事求是、與時俱進,采取科學先進的交流學習方式,定期或不定期的對教學檔案管理人員進行業務指導和幫助,不斷提高他們的業務水平學校檔案管理工作是一項政策性、思想性、業務性都很強的工作, 對其管理人員的素質要求水準較高, 因此, 對教學檔案兼職檔案人員的選拔要從政治思想,管理能力,科研能力和掌握現代化管理工具等多方面考慮, 盡量挑選那些政治素質好,熱愛檔案工作,具備一定的教學和教學管理經驗, 善于鉆研業務,有一定材料組織或編輯能力的復合型人才來從事這項工作。同時要注意引進檔案管理專業人才，盡量使用經受過專業檔案管理培訓的業內人士管理檔案，對于現存的非管理專業出身的管理人員，應當經常組織培訓，提高他們的理論修養及實踐操作能力，同時對其進行思想道德教育，轉變他們的傳統管理意識及理念，使他們可以并且勇于采用新技術，從而能夠面對檔案管理工作的挑戰。高職院校教學檔案事業改革發展水平如何取決于教學檔案工作隊伍的狀況。因此，我們要充分開發和利用教學檔案工作人力資源，調動他們的積極性和創造性，關心他們的進步成長，為把教學檔案事業推向前進奠定堅實基礎。

（四）加強教學檔案的整體服務水平，提高教學檔案利用率。充分利用教學檔案資源，發揮其在“國家示范性骨干高職院校建設計劃單位”中的作用，首先要在做好檔案管理的各項基礎性工作的前提下，加大對檔案管理的宣傳工作，增強全校師生員工的檔案意識和對檔案內在價值的認識，要讓師生員工認識到在教學活動及教學管理中所形成的檔案材料是學院的寶貴財富。檔案工作者也可以利用一切機會, 宣傳館藏檔案信息, 使不同學科的研究者了解檔案的已有信息,并及時為他們的學術研究提供查找幫助,使他們能不斷發現有價值的學術研究信息,從而使得利用高校教務檔案進行學術研究的工作不斷得到加強和發展。教學檔案管理工作是一項基礎性的工作，是保證高職院校教學工作順利進行的重要環節，也是評價教學質量的重要依據。只有加強認識，規范管理，才能在“國家示范性骨干高職院校建設計劃單位”中發揮應有的作用，教學檔案才能物盡其用，才能在職業技術學院教學改革和教學發展中發揮應有的作用，保證教學工作的順利進行。